Verklaring geen privégebruik: wanneer en hoe vraag je hem aan?

Wat is de verklaring geen privégebruik auto?

Met deze verklaring laat je de Belastingdienst weten dat je met de auto van de zaak niet meer dan 500 kilometer per kalenderjaar privé rijdt. Je geeft een kopie aan je werkgever, die dan geen bijtelling meer op je loon toepast.

Zonder verklaring rekent je werkgever altijd bijtelling voor een auto die hij aan je ter beschikking stelt, ook als je hem bijna alleen zakelijk gebruikt. Met de verklaring vervalt die bijtelling. Het verschil in nettoloon kan flink zijn; reken het na met bijtelling berekenen.

De verklaring is bedoeld voor werknemers. Ben je directeur-grootaandeelhouder en in loondienst bij je eigen bv, dan ben je voor de loonheffingen ook werknemer. Ondernemers met een eenmanszaak kunnen hem niet aanvragen. Zij moeten zelf met een kilometeradministratie aantonen dat ze niet meer dan 500 kilometer privé rijden.

Wat telt als privé en hoe werkt de grens van 500 kilometer?

• ✓Privé is elke kilometer die je niet voor je werk rijdt: boodschappen, familiebezoek, vakantie, een omweg in een zakelijke rit.
• ✓Woon-werkverkeer telt als zakelijk.
• ✓Deel van het jaar: heb je de auto maar een deel van het jaar, dan mag je naar verhouding minder privé rijden. Bij drie maanden is dat 3/12 van 500, dus 125 kilometer.
• ✓Meerdere auto's tegelijk: de bijtelling geldt voor elke auto waarmee je, omgerekend naar een kalenderjaar, meer dan 500 kilometer privé rijdt.
• ✓Wisselende auto's: rijd je in een jaar achter elkaar in verschillende auto's van de zaak, dan tel je de privékilometers van al die auto's bij elkaar op.
• ✓Nieuwe werkgever: privékilometers met de auto van je vorige werkgever tellen niet mee bij je nieuwe werkgever.

Zo bewijs je het: de rittenregistratie

De Belastingdienst kan vragen om aan te tonen dat je niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden. Een sluitende rittenregistratie is daarvoor de gebruikelijke manier. Zonder bewijs kan de bijtelling alsnog worden nageheven.

Leg per rit vast: de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en bestemmingsadres, de route als je niet de gebruikelijke weg neemt, en of de rit zakelijk of privé was. Ook het merk, type en kenteken van de auto horen in de administratie.

Veel leaseauto's hebben een kastje of app die ritten automatisch registreert. Controleer wel of je de zakelijke en privéritten zelf goed labelt, en bewaar de gegevens. Een registratie die achteraf in elkaar is gezet, overtuigt bij een controle niet.

Heb je een bestelauto, dan gelden andere regels. Daarover lees je meer in bijtelling grijs kenteken.

Aanvragen, wijzigen en intrekken

Je vraagt de verklaring aan via het online formulier in Mijn Belastingdienst, met je DigiD. Je krijgt de verklaring toegestuurd en geeft een kopie aan je werkgever. De verklaring blijft geldig zolang je situatie niet verandert. Krijg je een andere auto van je werkgever, dan geef je het nieuwe kenteken door; een nieuwe aanvraag is niet nodig.

Ga je meer dan 500 kilometer per jaar privé rijden, of heb je geen auto van je werkgever meer, dan trek je de verklaring in. Dat kan online in Mijn Belastingdienst of met een papieren formulier. Laat je werkgever zo snel mogelijk weten dat je de verklaring hebt ingetrokken, zodat die de bijtelling weer toepast.

Trek je de verklaring niet in en blijkt achteraf dat je meer dan 500 kilometer privé hebt gereden, dan krijg je een naheffing over de bijtelling en ook een boete. Twijfel je of je de grens haalt, overweeg dan of een zakelijke leaseauto met bijtelling of een andere regeling beter past.